Où se trouve donc l’avenir du travail et des bureaux ?
Certainement pas dans un retour à la situation antérieure, ni dans une solution extrême dictée par une stratégie agressive de réduction des coûts. Il faut envisager les espaces de travail sous un nouvel angle, afin d’en faire un environnement à la fois motivant et sécurisant pour les employés, et en phase avec les impératifs des entreprises.
L’engouement pour le télétravail est retombé, si l’on en croit WKspace, une entreprise britannique spécialisée dans l’aménagement des espaces de travail, et dont les recherches, menées à l’échelle mondiale, mettent en lumière un stade à partir duquel les performances des employés en télétravail diminuent. Elle note ainsi un recul de la satisfaction, de la motivation et des contacts, ainsi qu’une stagnation de la productivité après seulement cinq semaines de travail à la maison.
À l’heure où les grandes entreprises découvrent les implications à long terme des stratégies de télétravail extrême, elles constatent également la pertinence de ce qu’elles savent depuis longtemps : l’espace de travail est incontournable pour la croissance, la culture d’entreprise et le genre d’innovation qui soutient la croissance économique mondiale.
Pour autant, il ne peut être question de revenir au bureau d’autrefois. Ces entreprises réévaluent aujourd’hui le rôle de l’espace de travail, non pour trouver un moyen de le supprimer, mais pour en faire un avantage compétitif encore plus puissant.
Apple, Google et d’autres ont fait publiquement part de leur intention d’assurer à leurs employés un retour au bureau en toute sécurité, tout en mettant en œuvre des stratégies de télétravail raisonnables. Elles étendent actuellement leur réflexion à la création d’un « écosystème d’espaces » qui inclurait l’espace de travail, mais aussi des conditions de télétravail plus souples et d’éventuels lieux satellites. Les entreprises comme celles-ci s’engagent à garantir une expérience employé positive, motivante et sûre dans l’ensemble de l’écosystème. Cette approche semble on ne peut plus bénéfique pour l’employé comme pour l’employeur, et permettre à l’entreprise d’élaborer une stratégie plus résiliente pour les espaces de travail de ses employés.
Cinq axes pour créer un environnement de travail attractif et sûr
Étayées par des décennies de recherches, ces stratégies peuvent aider les entreprises à aménager des espaces de travail adaptables aux circonstances et satisfaisant le besoin de sécurité, de productivité et d’appartenance des employés.
1. Élargir l’écosystème d’espaces : plus de choix, plus de contrôle
Le sentiment de sécurité varie d’un individu à l’autre et peut évoluer avec le temps. Nous aurons donc besoin d’un écosystème d’espaces élargi, capable d’inclure, en plus de l’espace de travail, le domicile et les espaces satellites potentiels. Les employés pourront ainsi choisir où et comment travailler, en fonction de leurs besoins. Disposant de solutions plus nombreuses, ils se sentiront davantage maîtres de leur travail et de leur sécurité. Le Rapport d’étude internationale Steelcase : l’engagement et l’espace de travail dans le monde a mis en évidence le fait que les employés contrôlant mieux leur expérience professionnelle étaient plus satisfaits de leur espace de travail et plus impliqués.
En outre, pour attirer et retenir les talents, les entreprises doivent diversifier leur stratégie en matière d’espace de travail, afin de mieux répondre à la diversité des besoins individuels et des modes de travail souhaités. Les employés auront besoin d’espaces adaptés aux différents types de travail (concentration, collaboration, socialisation, apprentissage et régénération) et aux différentes manières de travailler.
2. Passer des espaces figés aux espaces fluides
Les environnements de travail reposant sur une architecture et un mobilier fixe doivent gagner en fluidité. Si personne ne peut prédire l’avenir, il faut cependant compter avec des perturbations majeures, qu’il s’agisse d’une nouvelle vague du virus, d’un mouvement social paralysant une ville ou d’une catastrophe naturelle. Les entreprises ont besoin d’espaces capables d’être adaptés facilement et rapidement (pas seulement par les services généraux, mais aussi par les employés), conformes aux exigences en matière de distanciation physique et permettant également aux équipes de modifier elles-mêmes les espaces en fonction des tâches à effectuer et du niveau d’isolement nécessaire.
3. Tenir compte de l’individu au sein du groupe
L’environnement de travail devra assurer l’équilibre entre les besoins croissants en matière de travail d’équipe et ceux des individus. Avant la pandémie, la collaboration prenait de plus en plus de place et de nombreux employés rencontraient des difficultés dans l’open space, qui favorisait le travail en groupe, au détriment de la concentration nécessaire aux tâches individuelles. À l’issue de la crise, nous aurons plus que jamais besoin des bureaux pour accueillir le travail collaboratif qui nous a tant manqué : les employés devront pouvoir passer rapidement des tâches individuelles au travail collectif. Les espaces destinés à la concentration seront primordiaux, d’autant plus si celle-ci n’est pas possible à domicile et dans les espaces de régénération à cause du stress et de l’anxiété qui ne manqueront pas de perdurer. Les visioconférences seront plus fréquentes car le travail à distance se poursuivra en raison des restrictions en vigueur concernant les voyages. Certains employés retourneront au bureau tandis que d’autres resteront à la maison. Il faudra donc disposer de plus d’espaces destinés à passer les appels vidéo sans déranger les autres collaborateurs.
4. Rendre hautement performant chaque espace collaboratif
Avant que la crise sanitaire ne nous renvoie tous chez nous, on distinguait deux grands types d’espaces collaboratifs : les open spaces, cultivant un esprit bar, et les salles de réunion fermées, plus traditionnelles. Il faut aujourd’hui repenser les uns comme les autres pour les rendre encore plus performants. Sur les campus d’entreprises, certains des espaces les plus inspirants restaient vides, les employés leur préférant les salles où ils pouvaient réellement travailler. Les salles de conférence traditionnelles, elles, avaient beau être équipées de tableaux blancs ou de technologies de pointe, elles encourageaient rarement la créativité et poseront dorénavant un véritable défi en termes de distanciation. À l’avenir, les espaces collaboratifs devront être à la fois inspirants, hautement performants et sécurisants. Les espaces collaboratifs (qu’ils soient ouverts ou fermés) devront favoriser diverses postures, être équipés de prises facilement accessibles et permettre un ajustement du degré d’intimité tout en mettant à l’aise. Ils devront également être pourvus d’outils d’idéation (tableaux blancs, technologies collaboratives performantes pour rester en contact avec les collègues en télétravail…).
5. Faire cohabiter numérique et présentiel
Un cours accéléré sur le télétravail a contraint les employés à améliorer leurs compétences numériques. Dorénavant, le présentiel et le numérique devront fusionner dans des espaces conçus pour permettre aussi bien la collaboration sur place que le travail à distance. À l’heure où les équipes recourent de plus en plus à la collaboration en visioconférence, les outils collaboratifs de dernière génération favorisent une expérience plus inclusive pour les employés et ce sur quoi ils travaillent, qu’ils se trouvent tous dans la même pièce ou dans des lieux différents.
Un panaché de technologies intelligentes et connectées peut contribuer à multiplier les équipements sans contact au travail. Quant aux données relatives au taux d’occupation, elles faciliteront la prise de décisions basées sur les données, afin d’améliorer le contrôle de la densité de population et d’ajuster la fréquence de nettoyage. Elles représenteront un important moteur de progrès pour les entreprises qui cherchent actuellement à déterminer les changements à apporter à l’environnement de travail.
Pour tout savoir sur le monde du travail de demain, nous vous conseillons vivement cette lecture ultra documentée: le magazine 360° de notre partenaire Steelcase!
Photos & article: Steelcase
