Steelcase a suivi Kim et son équipe toute une journée afin de comprendre le rôle de l’espace dans cette nouvelle approche du travail. En lisant cet article, vous découvrirez dans quelle mesure leur studio dédié promeut une culture plus agile, contribue à l’accélération des processus, facilite l’expérimentation et la mise en pratique des idées et renforce les liens avec les clients.
L’équipe de Kim est spécialisée dans l’Internet industriel des objets (IIoT), qui permet aux fabricants de gagner en efficacité et d’améliorer la qualité de leurs produits tout en maîtrisant les coûts. Son travail consiste à créer des plateformes à partir desquelles Steelcase collecte des données sur des sites du monde entier puis organise le partage des informations pour aider les collaborateurs à prendre des décisions.
Elle se compose d’informaticiens, de commerciaux et d’ingénieurs industriels. Depuis 30 mois, cette équipe applique les principes de la méthode agile afin d’obtenir plus rapidement de meilleurs résultats. Les enseignements qu’elle tire de cette expérience sont en outre exploités bien au-delà du monde de l’informatique.
Pour suivre le rythme imposé par ce nouveau mode de travail, l’équipe de Kim doit pouvoir passer d’une activité à une autre de manière fluide tout au long de la journée. Son espace dédié, conçu pour faciliter la mise en œuvre de la méthode agile, l’aide à éliminer les obstacles susceptibles de freiner sa progression. L’initiative semble porter ses fruits : depuis que les équipes informatiques de Steelcase ont investi leurs nouveaux quartiers il y a environ un an, leur productivité a augmenté de 36 %.
8h00: Début de la journée
Le matin, les membres de l’équipe de Kim se retrouvent dans leur studio pour discuter du programme de la journée. La proximité des collègues permet d’obtenir des informations sans avoir besoin de planifier une réunion ni d’attendre une réponse par e-mail. Parfois, Kim s’installe à un poste de travail situé au fond du studio pour pouvoir se concentrer sans s’éloigner de son équipe.
9h00: Point quotidien
Dans les studios, les places ne sont pas attribuées. Les membres de l’équipe peuvent ainsi se réorganiser quotidiennement en fonction de leurs tâches. Les collègues de Kim rejoindront peut-être le porche dans la journée pour y recevoir des partenaires ou des dirigeants. Cet espace permet à tout le monde de collaborer étroitement avec l’équipe sans avoir l’impression de perturber le travail au sein du studio.
9h15: Travail en face à face
Après leur bref point matinal, les membres de l’équipe consacrent généralement un moment au travail collaboratif au sein de leur studio. Les séances de travail en face à face sont indispensables car elles permettent de collaborer en temps réel, de créer de la cohésion et de renforcer l’empathie et la confiance.
10h30: Discussion avec un client
Kim échange avec un partenaire des Opérations au sujet d’un projet. Ils se trouvent dans une salle de réunion fermée à quelques mètres du studio. Cette zone, appelée « Business District », comporte des espaces accessibles à tous. De grandes salles de réunions, des enclaves partagées et des espaces plus informels permettent à l’équipe de Kim de s’isoler ou de se concentrer à plusieurs, à deux ou en solo tout en restant à proximité du studio. La transparence de ces espaces permet aux membres d’une même équipe ou de différentes équipes de mieux se connaître.
11h00: Prise de décision
Un accord est conclu : le partenaire de Kim va demander à l’un des collaborateurs de son département de travailler étroitement avec l’équipe IIoT pendant toute la durée du projet. L’espace Flex, ouvert à tous, est capable de s’adapter à n’importe quel changement pour permettre aux collaborateurs de travailler en mode agile. Il est possible de rester ici plusieurs heures ou plusieurs semaines afin d’être à proximité de l’équipe agile et de favoriser les discussions informelles.
12h00: Conversations au café
Kim profite de sa pause déjeuner pour discuter avec des collègues ne faisant pas partie de son équipe. Occupant une place centrale, le café permet aux collaborateurs d’échanger, de créer des liens et de développer leur réseau. Croiser des collègues appartenant à d’autres équipes permet à Kim de suivre l’activité du département dans son ensemble et d’être informée de toutes les bonnes pratiques.
13h00: Planification de projet
Après le déjeuner, l’équipe rejoint le studio pour préparer le sprint suivant. Les tableaux blancs et l’affichage numérique aident à exprimer et à partager des idées tout en organisant le travail à venir. La visibilité de l’information accélère le processus de travail et facilite la collaboration. Cette approche permet de souligner les interdépendances, d’identifier les difficultés et d’étudier des alternatives avant le sprint suivant.
14h00: Élimination des obstacles
Diverses questions ont été soulevées, et les membres de l’équipe de Kim se heurtent à des difficultés. Ils se rendent alors dans l’espace « leadership », où les dirigeants sont présents et accessibles. Les projets sont passés en revue au moyen de tableaux de bord numériques afin de promouvoir la transparence et la visibilité. L’information circule dans les deux sens : les équipes font part de leurs progrès et de leurs difficultés aux dirigeants, tandis que ces derniers présentent la stratégie à l’aide de supports visuels afin de montrer en quoi le travail de chacun soutient l’ensemble de l’activité.
14h30: Régénération et relaxation
Le travail de l’équipe étant très intense, Kim et ses collègues ont parfois besoin de s’isoler sans pour autant s’éloigner. Ce
« jardin » est alors leur refuge idéal. Changer d’environnement permet souvent d’aborder les problèmes différemment. Dans les espaces de verdure individuels, les employés profitent d’un moment de concentration à l’écart de l’équipe, tandis que les jardins collaboratifs sont un lieu de socialisation et de régénération.
15h30: Collaboration facilitée
Reposés et prêts à proposer de nouvelles idées, les membres de l’équipe de Kim travaillent avec un collègue de Portland (Oregon) via un outil de visioconférence installé dans l’une des cabines partagées, au centre du studio. Dans la mesure où l’équipe organise aussi des réunions traditionnelles (points d’étapes, sessions de résolution des problèmes, etc.) au sein de son studio, les espaces ont été aménagés de manière plus informelle afin de créer une atmosphère décontractée favorisant la prise de risques et la créativité.
16h30: Célébration
Avant la fin de la journée, les membres de l’équipe de Kim s’accordent un moment de « célébration » destiné à renforcer la confiance mutuelle et à entretenir un état d’esprit positif. Leur espace leur permet de changer d’activité sans perturber le processus de travail.
Qu’avons-nous appris ?
Nos équipes informatiques appliquant la méthode agile depuis maintenant plusieurs mois, nous disposons déjà d’un certain nombre de données qui nous permettent d’évaluer leur expérience. Nous avons étudié avec attention les processus, la culture et l’espace afin d’identifier les facteurs propices à la création d’un environnement agile. Nos mesures sont issues de diverses sources : capteurs, observations, entretiens ou encore ateliers. Il s’agit à ce stade de résultats préliminaires – nous avons l’intention de poursuivre notre analyse et d’affiner nos observations au fil du temps.
Voici nos premières conclusions :
Apprentissage et productivité
- 36 % Accélération de la cadence : l’espace de travail contribue à l’amélioration de la productivité.
- 11 % Augmentation du nombre d’employés estimant que leur environnement de travail leur offre plus de choix qu’auparavant
- 6 % Augmentation du nombre d’employés qui estiment avoir suffisamment d’espaces à disposition pour se régénérer
- 18 % Diminution du nombre d’employés rencontrant des problèmes d’accès aux équipements et aux outils
- 9 % Augmentation du nombre d’employés qui disent avoir la possibilité de s’isoler
Des liens plus étroits avec les clients et les collègues
- Renforcement de la confiance (les employés redoutent moins les malentendus)
- Plus de temps passé avec des collègues extérieurs à l’équipe
- Intensification de la collaboration avec des partenaires externes et des clients informatiques
Des employés valorisés et un travail porteur de sens
- Valorisation des employés à travers l’espace de travail
- Meilleure accessibilité et visibilité des dirigeants, amélioration de la transparence
- Meilleure compréhension de la stratégie et de la vision de l’entreprise
- Augmentation du nombre d’entretiens en tête-à-tête entre dirigeants et employés
Pour tout savoir sur le monde du travail de demain, on vous conseille vivement cette lecture ultra documentée, le magazine 360° de notre partenaire Steelcase!
