Vier belangrijke principes om productief én gezond te blijven.
Telewerk wordt steeds populairder. Niet enkel door de huidige corona-epidemie (Covid-19), maar ook door de ecologische crisis waardoor mensen minder reizen om hun ecologische voetafdruk te beperken. Hoewel telewerk voor sommigen al langer een gewoonte is, hebben vele anderen dit van de ene dag op de andere in de praktijk gebracht. Daardoor ondervinden ze soms grote moeilijkheden, vooral als de beschikbare ruimte te klein is of als ze die moeten delen met de rest van hun gezin.
Zo ontdekken sommigen tegelijkertijd de voor- én nadelen van telewerken. Omdat we allemaal verschillend zijn, is er geen kant-en-klare oplossing. Maar het is wel mogelijk om inspiratie te putten uit de meest geslaagde omgevingen. U zal productiever zijn als uw technologische hulpmiddelen, uw ruimte en uw manier van werken perfect op elkaar zijn afgestemd, zowel thuis als op kantoor.
Lees hieronder enkele praktische tips om het beste uit uw telewerk te halen.
Denk na over uw noden (en die van uw collega’s)
Stel grenzen en respecteer ze
Sommigen vinden het moeilijk om ‘los te koppelen’ als ze van thuis uit werken, terwijl anderen het moeilijk vinden om zich te concentreren en productief te blijven. Door duidelijke grenzen te stellen vindt u gemakkelijker de juiste balans tussen werk en privé. Houd er rekening mee dat die grenzen van persoon tot persoon verschillen, afhankelijk van ieders persoonlijke situatie en de eisen van de dag. Bepaal uw eigen schema en probeer u eraan te houden.
Wees transparant
Als u niet op uw werkplek zit, communiceer dit dan aan uw collega’s. Deel uw agenda met uw team, werk uw status bij in de gedeelde software of activeer indien nodig uw ‘out of office’. Geef aan wanneer u niet beschikbaar zal zijn en wanneer u terugkeert, vooral als uw teamleden in verschillende tijdzones werken.
Zorg voor een gevoel van samenhorigheid
Denk na over hoe u een goede relatie met uw collega’s kunt onderhouden terwijl u op afstand werkt. Zo kunt u bijvoorbeeld een gespreksgroep starten, want in stressvolle tijden is het altijd goed om elkaar te steunen. Voorzie ook tijd voor informele gesprekken om de samenhang in uw team te versterken. Neem via videochat een koffiepauze met een collega. Telewerkers hebben meer behoefte aan deze contacten dan werknemers die op kantoor werken.
Leg het kader vast waarbinnen u samenwerkt
Communiceer regelmatig
Vermijd om elk in uw eigen hoekje te werken. Zet dagelijks een virtuele meeting op – een paar minuten volstaan – zodat collectieve projecten blijven vooruitgaan.
Test verschillende tools uit
De oplossingen waarover verspreide teams beschikken, zijn verre van perfect. Geen enkele technologie kan aan alle behoeften voldoen. Kies tools waarover u tevreden bent op het gebied van instant messaging, videoconferencing, het delen van documenten, het doorsturen van bestanden, enzovoort. Blijf zoeken naar betere alternatieven. Misschien vindt u wel een proces dat u ook na deze onzekere periode zal blijven gebruiken.
Deel uw werk
Laat u inspireren door agile-teams en creëer een virtueel dashboard. Noteer er uw taken, de voortgang van uw project en uw deadlines, zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Zo kunnen uw collega’s u helpen als dat nodig is.
Denk aan de technische details
Activeer uw camera
Bij conference calls hebben we de neiging meerdere taken tegelijk uit te voeren of onze aandacht te verliezen omdat onze collega’s ons niet kunnen zien. Bij samenwerken op afstand is het belangrijk dat de camera standaard aan staat. Ten eerste zorgen non-verbale signalen van collega’s ervoor dat we de sfeer in de groep beter kunnen peilen. Ten tweede zijn we minder geneigd elkaar te onderbreken als we elkaar zien. Voor een optimale ervaring plaatst u uw computer op ooghoogte, indien nodig door hem op een standaard te plaatsen of iets verder van u af te zetten. Kijk naar de camera en gebruik natuurlijk licht, maar zit niet met uw rug naar het raam want dan zien uw collega’s enkel uw silhouet.
Voorkom storingen
Gebruik bij voorkeur een ethernetkabel of -verbinding, want wifi is niet altijd even betrouwbaar. Sluit bij videoconferencing al uw andere applicaties af, zodat uw computer volledig vrij is voor het gebruik van video. Video neemt namelijk meer bandbreedte in beslag, dus is het mogelijk dat u een tweede apparaat moet gebruiken om zeer grote bestanden te delen.
Zorg voor een optimale akoestiek
Vermijd ruimtes met veel harde oppervlakken die echo’s creëren, zoals een keuken. Verhuis liever naar een ruimte met tapijten of zachtere materialen, zoals de woonkamer. Daarnaast biedt een hoofdtelefoon een betere geluidskwaliteit dan de luidsprekers van een computer. En als u van het ene naar het andere videoplatform overschakelt, vergeet dan niet het eerste af te sluiten vóór u het tweede opent. En tot slot, als u na de andere deelnemers een online vergadering ‘binnenkomt’ of als u niet hoeft te spreken, zet dan uw microfoon uit om het gesprek niet te verstoren.
Kies uw omgeving zorgvuldig uit
Creëer de ideale omstandigheden voor een goede concentratie
Als u thuis geen aparte kantoorruimte heeft, is het belangrijk dat u uw werkruimte duidelijk afbakent. Maak duidelijke afspraken met uw gezinsleden zodat ze weten dat u aan het werk bent. Zélfs als u op de bank zit te lezen. Komt u in de verleiding om huishoudelijke taken uit te voeren, creëer dan visuele barrières zodat de vuile vaat of de wasmand uit het zicht staan. Vormt de akoestiek een probleem en is het moeilijk om uzelf van de omgeving af te sluiten? Investeer dan in een goede ruisonderdrukkende hoofdtelefoon.
Verander regelmatig van lichaamshouding
Telewerk zorgt er doorgaans voor dat we langer stilzitten. Probeer de hele dag door van houdingen werkruimte te veranderen. Schakel regelmatig over van zitten naar staan of leunen en maak af en toe een wandeling. Door te bewegen activeert u uw hersenen en dat zal u helpen om uw gedachten te verzetten.
Denk aan nabijheid
Let op de afstand tussen u, uw meubilair en uw technologische hulpmiddelen en ga na of die optimaal is op het vlak van comfort en efficiëntie. Woonmeubilair is niet altijd geschikt voor kantoorwerk. Staat uw laptop op de juiste afstand? Leunt u over de salontafel? Als u de hele dag door aan uw eettafel zit, kan u rugpijn krijgen.
Zorg voor een persoonlijke toets
Verschillende studies wijzen uit dat een gevoel van vreugde – een van de zes basisemoties – zorgt voor meer productiviteit. Omring uzelf met dingen waar u van houdt, zoals een kleurrijke koffiemok, inspirerende foto’s of een paar leuke hebbedingetjes. Het lijkt misschien onbeduidend, maar dit soort kleine details kunnen echt het verschil maken.
Als u of een lid van uw team van de ene dag op de andere vanop afstand moet werken, kan het even duren om de juiste manier van werken te vinden. Telewerk lijkt misschien eenvoudig en leuk, maar het is niet altijd gemakkelijk om enkele dagen of weken alleen te moeten doorbrengen zonder u geïsoleerd te voelen of het contact met uw collega’s te verliezen. Daarom is het essentieel om meteen goede gewoontes te ontwikkelen, een kwalitatieve werkomgeving te creëren, de beschikbare technologie op een verstandige manier te gebruiken en de band met uw team goed te onderhouden. Zo blijft u productief en gemotiveerd.
Wilt u graag meer weten over het werk van morgen? Lees dan het magazine 360° van onze partner Steelcase!
