Het hybride werken valt niet meer weg te denken uit ons professionele leven. Die trend heeft niet alleen een effect op onze kantoorinrichting, maar ook op onze manier van vergaderen.
Lang niet iedereen maakt vandaan nog de verplaatsing naar het kantoor om aan een meeting deel te nemen, want online vergaderen is helemaal ingeburgerd. Dat betekent natuurlijk niet dat je geen tips kunt gebruiken om er méér uit te halen …
Laptop of smartphone: pros en cons
Heel wat experten raden om te beginnen aan om voor online vergaderingen altijd je laptop te nemen en niet je smartphone. Ze laten zich daarbij vooral leiden door het argument dat je notities moet kunnen nemen tijdens de call, en eventueel zaken moet opzoeken of je scherm moet kunnen delen.
Hoewel die acties uiteraard waardevol zijn, wijzen we toch graag op een belangrijk nadeel. Werknemers die videobellen met hun laptop zijn namelijk vaak afgeleid door inkomende mails en chatgesprekken, waardoor de concentratie afneemt en de meeting net een pak minder efficiënt verloopt. Een trucje om toch bij de les te blijven, is je online meeting schermvullend maken en je notificaties uitzetten, zodat je niet in de verleiding komt om andere tabs te openen.
Professionele kledij, ook bij online vergaderen
De verleiding om voor een online vergadering je joggingbroek aan te houden en je voeten in knusse pantoffels te stoppen is behoorlijk groot. Niemand ziet het, toch? Nochtans is professionele kledij zelfs bij vergaderingen via Teams of Zoom onontbeerlijk. Kleed je alsof je in een fysieke vergaderzaal zou zitten, want ook al is die pyjamabroek niet zichtbaar op het scherm; ze bepaalt wel in grote mate hoe je je voelt, hoe je praat en reageert. Eén op de drie deelnemers aan online vergaderingen droomt af en toe weg of voelt zich weleens slaperig,1 en dan heb je uiteraard geen kledij nodig die je nog extra het gevoel geeft te mogen ontspannen.
Online meetings? Beter in de voormiddag!
Tot slot blijkt uit een studie van hotelketen Hilton dat de productiviteit van werknemers typisch een duik neemt rond 14.00 uur.2 Belangrijke online meetings plan je dan ook beter in de voormiddag in, wanneer iedereen nog fris en monter is. Veel succes!
