Ook al werken we met z’n allen steeds vaker thuis en winnen Skype-, Teams- of andere online meetings aan belang: soms gaat er niets boven fysiek samenzitten.
Niet iedereen vindt het namelijk even makkelijk om in virtuele vergaderingen zijn of haar zegje te doen. Bovendien mis je online vaak non-verbale signalen die aangeven dat bepaalde deelnemers niet helemaal meer mee zijn. En zeker als er veel mensen meedoen, kunnen online meetings een regelrechte aanslag vormen op je energiepeil. Gezellig op kantoor de koppen bij elkaar steken dan maar? Prima idee, zéker als je zorgt voor de juiste omkadering. Ontdek waarmee je rekening moet houden bij de inrichting van je vergaderzaal.
1. Het type vergadertafel
Een van de belangrijkste meubelstukken in je vergaderzaal is de vergadertafel die jullie allemaal samenbrengt. Hou bij de keuze van dit ‘centerpiece’ rekening met:
- de beschikbare ruimte, zodat je minstens anderhalve meter overhoudt tussen de stoelen en de muur.
- de vorm van de vergadertafel: een rond exemplaar schept een intiemere sfeer en laat je toe om meer deelnemers te installeren (voorzie minstens tien centimeter tussen elke stoel), maar ook aan een rechthoekige tafel kun je uiteraard aangenaam vergaderen.
- het type tafelblad: kies voor een materiaal waarop niet het kleinste stofje en elke koffiekring of vingerafdruk in het oog springt.
Misschien wil je de ruimte zo flexibel mogelijk inrichten, zodat je er nog alle kanten mee uit kunt? Dan kies je beter niet voor één grote vergadertafel, maar voor een aantal kleinere tafels die je, afhankelijk van de situatie, uit elkaar of tegen elkaar kunt schuiven.
2. Attributen voor je vergaderzaal
Denk ten tweede bij de inrichting van je vergaderzaal aan de communicatie- en hulpmiddelen die jullie nodig hebben, zoals een beamer en een scherm, een flipover, een smartboard om collega’s die thuiswerken mee te laten volgen, en ga zo maar door. Ook kleinere accessoires zoals een aantal (houders voor) balpennen, notitieblokken en mappen mogen niet ontbreken. Waak er verder over dat je vergaderruimte een aangename uitstraling krijgt door bijvoorbeeld planten, sfeerverlichting, zetels of andere interieuringrepen toe te voegen.
3. Je branding en bedrijfsimago
Ten slotte weerspiegelt jouw ideale vergaderzaal je bedrijfsidentiteit. Je kunt zorgen voor een goede match op dit vlak met strategische kleurenkeuzes en door te opteren voor het juiste designmeubilair. En waarom zou je het logo niet op de muren van de vergaderruimte laten schilderen, of een tekening die jullie bedrijfsactiviteiten uitbeeldt?
We buigen ons graag over de inrichting van je vergaderzaal. Laat ons gerust weten hoe we jou kunnen helpen.
