Privacyverklaring

Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Dit is de Privacyverklaring van ALTERNATIV WORKSPACE SOLUTIONS NV (hierna A.W.S.), gevestigd te 1050 Elsene (Brussel), Zomerstraat 15 en met KBO-nummer 0423.408.859.

Wij bieden producten en diensten aan voor alles wat de inrichting en renovatie van kantoren aangaat. In Onze vestigingen, via e-mail of via de webshop kunnen bedrijven Onze producten en diensten aankopen. Medewerkers van Onze bedrijfsklanten kunnen ook via de webshop producten kopen.

De verwijzingen naar “Wij”, “Ons” en “Onze” in deze Privacyverklaring zijn verwijzingen naar A.W.S. “U” en “Uw” verwijst naar elke persoon die Persoonsgegevens verstrekt door met Ons in contact te treden met het oog op een eventuele aankoop van Onze producten en diensten, door daarvoor bestellingen te plaatsen en/of door gebruik te maken van Onze website.

De bescherming van Uw Persoonsgegevens is belangrijk voor Ons. Daarom zetten Wij in deze Privacyverklaring uiteen hoe Wij omgaan met Uw Persoonsgegevens als Verwerkingsverantwoordelijke.

2. Definities

AVG of Algemene Verordening Gegevensbescherming: Verordening (EU) nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

GBW of Gegevensbeschermingswet: Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerkingsverantwoordelijke: de persoon die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

3. Van wie verzamelen Wij Persoonsgegevens?

Wij verzamelen Persoonsgegevens van U als werknemer, zelfstandige of consument, naargelang U in opdracht voor Uw werkgever, als zelfstandige of als consument bij Ons een bestelling plaatst of wanneer Uw bedrijf U aanduidt als contactpersoon.

Wij verzamelen ook Persoonsgegevens van U als bezoeker van Onze website en van Onze webshop. Op de website en Webshop kan U zich enkel registreren indien U 16 jaar of ouder bent.

4. Hoe verzamelen Wij Persoonsgegevens?

We verzamelen Uw Persoonsgegevens wanneer U ons contacteert betreffende Onze producten en diensten, wanneer U een bestelling plaatst in één van onze vestigingen, via e-mail of via de webshop, wanneer U gebruik maakt van Onze website of webshop of van de sociale media platformen waarop Wij actief zijn, of wanneer U zich inschrijft op Onze nieuwsbrieven.

5. Welke Persoonsgegevens verwerken Wij?

De Persoonsgegevens die Wij verwerken zijn: naam, voornaam, titel, adres, professioneel en privé e-mailadres, het bedrijf waarvoor U werkt of het bedrijf dat U vertegenwoordigt, IP-adres en informatie inzake webpagina’s die U bezoekt (bijvoorbeeld welke wegpagina’s, wanneer en hoelang deze bezocht worden – zie hierna in punt XIII omtrent cookies), Uw telefoonnummer (inclusief uw gsmnummer), gegevens omtrent de betalingen voor Onze producten en diensten, gegevens omtrent sollicitaties, gegevens omrent betwistingen en geschillen, en alle andere Persoonsgegevens die U ons vrijwillig zou meedelen wanneer Wij contact met U hebben.

6. Waarvoor en met welke rechtsgrond gebruiken Wij Uw Persoonsgegevens?

We verwerken Uw Persoonsgegevens met het oog op het afsluiten en voor de uitvoering van de overeenkomst met U, waaronder:

Het antwoorden op Uw vragen omtrent Onze producten en diensten
De behandeling en de verwerking van Uw offerteaanvragen en bestellingen (opmaken van een offerte, bestelling bevestigen en uitvoeren, bestelling wijzigen of weigeren, …)
De opmaak van de facturen, het opvolgen van de betalingen en andere boekhoudkundige activiteiten
Het leveren en eventueel de installatie van de bestelde producten
Het verlenen van technische ondersteuning
De uitoefening van de dienst na verkoop
De behandeling van het herroepingsrecht van de consument bij een verkoop op afstand
Het afwikkelen van de (contractuele en wettelijke) garantie en vrijwaringen
De behandeling van eventuele klachten

Wanneer U als werknemer, zelfstandige of vertegenwoordiger van een bedrijf contact met Ons opneemt of Onze website en webshop bezoekt, of wanneer Wij van Uw bedrijf Uw contactgegevens doorgegeven krijgen, verwerken Wij Uw Persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigde belang van A.W.S. om informatie te verstrekken over producten en diensten, met het oog op het afsluiten van overeenkomsten en met het oog op het efficiënt kunnen uitvoeren van die overeenkomsten met Uw bedrijf.

We kunnen ook Uw Persoonsgegevens gebruiken:

om U goede toegang te verschaffen tot het gebruikersprofiel op de webshop en om het gebruik van de website en de webshop te verbeteren. Dit is dan gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om U een betere ervaring te bieden bij het gebruik van Onze website en webshop.
voor het bestrijden van fraude en inbreuken, en beheer van betwistingen en geschillen en dit op basis van Ons gerechtvaardigd belang om fraude en inbreuken, evenals ontoelaatbare of onwettige uitlatingen, op te sporen en te beteugelen, om Onze IT-systemen te beveiligen, en om geschillen te voeren.
om te antwoorden op een sollicitatie met het oog op het afsluiten van een eventuele arbeidsovereenkomst of andere samenwerkingsovereenkomst.
voor direct marketing doeleinden binnen hetgeen verderop in deze verklaring wordt bepaald omtrent direct marketing.
voor eventuele analyses in het kader van bedrijfsreorganisaties of overnames, met als rechtsgrond Ons gerechtvaardigd belang en dat van de bij die transacties betrokken partijen om die transacties tot een goed einde te brengen.
om wettelijke verplichtingen na te leven waaraan Wij onderworpen zouden zijn.

7. Wie heeft toegang tot Uw Persoonsgegevens?

Al Onze medewerkers hebben een verplichting tot vertrouwelijkheid en mogen enkel Persoonsgegevens verwerken voor zover dat nodig is voor de uitvoering van hun taken. Daarnaast hebben de volgende personen toegang tot Uw Persoonsgegevens:

Dienstverleners

Wij werken nauw samen met derde dienstverleners, zoals IT-dienstverleners die de website en webshop bouwen en onderhouden, transporteurs, printdiensten, … zodat Wij U verschillende kwalitatieve en betrouwbare producten en diensten kunnen aanbieden die ontworpen zijn om aan Uw behoeften te voldoen. Deze dienstverleners kunnen toegang krijgen tot Uw Persoonsgegevens voor zover dit nodig is om Ons bij te staan bij het uitvoeren van voormelde diensten. Deze dienstverleners kunnen ook agenten of geassocieerde ondernemingen zijn.

Bepaalde partners

Wanneer A.W.S. bepaalde audiovisuele technologische ‎oplossingen met bijhorende software van of namens derde-verkopers levert en/of installeert, kunnen wij uw Persoonsgegevens doorgeven aan die derde-verkopers zodat zij u als gebruiker kunnen registeren en U één of meerdere gebruikerslicentie(s) kunnen toekennen. ‎De verwerking van Uw Persoonsgegevens bij uw registratie als gebruiker en bij de toekenning, de activering, het gebruik en het einde van deze gebruikerslicentie wordt exclusief beheerd door het persoonsgegevensbeleid van de desbetreffende derde-verkoper.

Bedrijfsondersteunende diensten

Wij dienen ook beroep te doen op verschillende bedrijfsondersteunende diensten aan wie wij Uw Persoonsgegevens kunnen doorgeven indien nodig, zoals de boekhouder en bedrijfsrevisoren.

Geschillen

Wij kunnen Uw Persoonsgegevens eveneens doorgeven aan derden die Ons bijstaan in het kader van eventuele betwistingen en geschillen, zoals de aansprakelijkheidsverzekeraar of advocaten en gerechtsdeurwaarders in het kader van rechtsvorderingen (bv. aansprakelijkheidsgeschillen of onbetaalde facturen), of om Onze eigendom, veiligheid, mensen en andere rechten en belangen te beschermen.

Herstructureringen

Wij kunnen Uw Persoonsgegevens ook meedelen aan derde partijen in het kader van een eventuele bedrijfsovername of herstructurering, zoals aan kandidaat-kopers van aandelen of vennootschappen waarmee Wij zouden fusioneren of die ons handelsfonds of een bedrijfstak of geheel van activa zouden overnemen.

Buiten deze gevallen zullen Uw Persoonsgegevens niet worden meegedeeld aan derden. Indien Wij dat toch doen zullen Wij U daarover inlichten of, indien dat nodig is, Uw toestemming bekomen. Wel kunnen Wij anonieme of geaggregeerde gegevens verwerken en meedelen aan derden. Tenslotte kunnen Wij Uw Persoonsgegevens ook doorgeven aan overheden of gerechtelijke instanties indien Wij daartoe wettelijk verplicht zouden zijn.

Wanneer derden Uw Persoonsgegevens namens ons verwerken, dan zullen Wij daarmee de nodige contractuele afspraken maken om te waarborgen dat zij Uw Persoonsgegevens enkel verwerken conform de instructies van A.W.S. en conform de AVG en de GBW, met inbegrip van het treffen van adequate veiligheidsmaatregelen.

8. Direct Marketing

Uw Persoonsgegevens kunnen door Ons gebruikt worden om U informatie te sturen over aanbiedingen die U kunnen aanbelangen. Deze informatie kan U via e-mail worden overgemaakt. In de gevallen waar dit nodig is, zullen Wij natuurlijk eerst Uw toestemming bekomen.

In de mate dat Wij Persoonsgegevens verwerken ingevolge de door U gegeven vrije toestemming, heeft U te allen tijde het recht Uw toestemming in te trekken.

9. Hoe lang worden Uw Persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren Uw Persoonsgegevens slechts zo lang als nodig voor de relevante doelstellingen, dan wel zolang als contractueel vastgelegd. We evalueren regelmatig Onze bewaartermijnen voor Persoonsgegevens.

Wanneer Wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde types van Persoonsgegevens te bewaren gedurende welbepaalde wettelijke termijnen (bijvoorbeeld boekhoudkundige informatie), leven Wij die termijnen na.

10. Uw rechten

Conform de AVG kan U als betrokkene verschillende rechten uitoefenen met betrekking tot de Persoonsgegevens die Wij over U verwerken. Hieronder wordt dit verder uitgelegd.

Welke rechten heeft u?

Recht op inzage en kopie

Inzage – U heeft steeds het recht om kosteloos inzage te krijgen in de Persoonsgegevens die Wij over U verwerken, tenzij deze inzage door de wet wordt uitgesloten.

U heeft ook het recht om bepaalde informatie over deze verwerking te ontvangen. Meer bepaald heeft U recht op de volgende informatie:

het al dan niet bestaan van verwerkingen van de Persoonsgegevens;
de Persoonsgegevens zelf;
de doeleinden van de verwerking van deze Persoonsgegevens;
de categorieën Persoonsgegevens en hun bewaartijd;
de categorieën ontvangers aan wie deze Persoonsgegevens worden verstrekt;
de rechten met betrekking tot deze Persoonsgegevens;
de bron van deze Persoonsgegevens, indien ze niet bij uzelf werden ingezameld;
het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming op basis van deze Persoonsgegevens, alsook de onderliggende logica en de gevolgen van die besluitvorming.

Kopie – U heeft bovendien het recht om kosteloos een kopie te krijgen van Uw Persoonsgegevens, voor zover U die conform de AVG mag inzien. Indien U meerdere kopieën van dezelfde informatie wenst, behoudt A.W.S. zich het recht voor om hiervoor een vergoeding voor administratieve kosten aan te rekenen.

Recht op verbetering

U heeft bovendien het recht om kosteloos alle onjuiste of onvolledig verwerkte Persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Indien Wij vaststellen dat de Persoonsgegevens inderdaad onjuist of onvolledig zijn, worden zij verbeterd of aangevuld.

U kan hierbij ook vragen dat Persoonsgegevens tijdelijk niet verder verwerkt worden (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen) totdat de juistheid of volledigheid van de Persoonsgegevens werd gecontroleerd en eventuele onjuistheden/onvolledigheden werden rechtgezet (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen). Zie hierover het onderdeel “recht op beperkte verwerking”.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft voorts het recht binnen bepaalde grenzen bepaald door de AVG om Ons te vragen dat een kopie van Uw Persoonsgegevens in een machineleesbaar formaat (bv. XML) overmaakt worden aan U en/of rechtstreeks aan een andere instelling of persoon naar Uw keuze. Dit recht geldt evenwel enkel voor Persoonsgegevens die U Ons zelf heeft verstrekt.

Recht op intrekking van toestemming

Indien U ons de toestemming hebt gegeven voor een bepaalde verwerking van Uw Persoonsgegevens, heeft U steeds het recht om Uw toestemming in te trekken. Wij zullen de Persoonsgegevens dan niet meer verder verwerken. Dit doet evenwel geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking van Uw toestemming.

Recht op verzet tegen de verwerking

Wanneer Wij Persoonsgegevens over U verwerken op basis van Ons gerechtvaardigd belang, kan U zich in bepaalde gevallen verzetten tegen zulke Verwerking.

Indien de Verwerking evenwel geen vorm van direct marketing betreft, kunnen Wij toch verdergaan met de Verwerking van Uw Persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor dwingende gerechtvaardigde redenen. In afwachting van de beoordeling van deze redenen kan U Ons wel verzoeken om de desbetreffende Persoonsgegevens tijdelijk niet verder te verwerken (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen). Zie hierover het onderdeel “recht op beperkte Verwerking”.

Recht op verwijdering

Indien U meent dat Uw Persoonsgegevens niet meer mogen worden verwerkt (bv. omdat deze gegevens niet langer noodzakelijk zijn of onrechtmatig worden verwerkt), dan kan U verzoeken dat Uw Persoonsgegevens definitief verwijderd worden uit Onze bestanden.

In plaats van verwijdering kan U ook verzoeken dat Uw Persoonsgegevens wel opgeslagen blijven, maar niet verder worden verwerkt (behalve in bepaalde wettelijk omschreven gevallen). Zie hierover het onderdeel “recht op beperkte verwerking”.

Als Verwerkingsverantwoordelijke zijn We echter niet verplicht om de Persoonsgegevens te wissen indien ze nog wel rechtmatig verwerkt mogen of moeten worden in overeenstemming met de AVG.

Recht op beperkte verwerking

In bepaalde gevallen heeft U het recht om te vragen dat Uw Persoonsgegevens wel nog door Ons worden bewaard, maar tijdelijk niet verder worden verwerkt. Buiten de gevallen vermeld bij het recht op verbetering, op verzet en op verwijdering in deze Privacyverklaring, heeft U dit recht ook wanneer Wij de Persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar U ze zelf wel nog nodig heeft in het kader van een rechtsvordering.

In sommige wettelijk bepaalde gevallen geldt de beperkte verwerking echter niet en mogen Wij toch nog uw Persoonsgegevens verwerken. Deze gevallen zijn de volgende:

indien U zelf Uw specifieke toestemming heeft gegeven voor een bepaalde verwerking;
indien A.W.S. de Persoonsgegevens zelf nodig heeft in het kader van een rechtsvordering;
indien de Persoonsgegevens verwerkt moeten worden ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon; of
om gewichtige redenen van algemeen belang.

Hoe Ons hiervoor contacteren?

Uitoefening van Uw rechten

Contactpunt – Voor de uitoefening van Uw rechten kan U Ons steeds contacteren op het bij aanvang van deze Privacyverklaring vermeld adres.

Verificatie – Indien Uw verzoek onduidelijk is of indien er twijfel bestaat over de identiteit van de persoon die de rechten in Uw naam tracht uit te oefenen, dan kunnen Wij de nodige bijkomende informatie opvragen. Indien de aanvrager weigert om de nodige informatie te verstrekken, kunnen Wij het verzoek weigeren.

Afhandelingstermijn – Na indiening van Uw verzoek zal U een ontvangstbevestiging ontvangen en zullen Wij zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand laten weten welk gevolg aan het verzoek zal worden gegeven. Bij complexe of veelvuldige aanvragen kan deze termijn verlengd worden tot drie maanden na de indiening van het verzoek. In dat geval zullen Wij U hiervan op de hoogte brengen.

Kosteloosheid – Deze verzoekprocedure is in principe volledig kosteloos. Indien uw verzoek echter kennelijk ongegrond is of indien U buitensporig gebruik maakt van Uw rechten, met name door soortgelijke verzoeken overmatig repetitief in te dienen, dan hebben We het recht om deze verzoeken te weigeren of om een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten.

Vragen of klachten

Vragen – Voor alle vragen over de verwerking van de Persoonsgegevens door A.W.S. kan U steeds bij Ons terecht via e-mail (liesbeth@alternativ.be) of brief (ALTERNATIV WORKSPACE SOLUTIONS NV, Zomerstraat 15, 1050 Elsene (Brussel), België).

Klachten – Indien U van mening bent dat de bepalingen van deze Privacyverklaring of van de AVG niet worden nageleefd, dan kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Indien U klachten heeft, vragen wij u om deze eerst aan Ons voor te leggen, zodat naar een oplossing kan gezocht worden.

11. Veiligheidsmaatregelen om verlies, misbruik of wijziging van Uw Persoonsgegevens te voorkomen

We maken gebruik van veiligheidsmaatregelen om Uw Persoonsgegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden en tegen illegale verwerking, onopzettelijk verlies, vernietiging en de beschadiging ervan.

De informatie die wordt doorgegeven via het internet kan evenwel nooit 100% veilig gebeuren. Als gevolg hiervan kunnen Wij de veiligheid niet garanderen van de informatie die U Ons doorstuurt.

Zodra Wij de informatie hebben ontvangen, doen Wij Ons uiterste best om de veiligheid van Onze systemen te waarborgen.

Waar Wij U een toegangscode of een paswoord hebben gegeven (of waar U er één heeft gekozen) zodat U bepaalde delen van Onze website kan bezoeken, bent U verantwoordelijk om dit paswoord vertrouwelijk te houden. We verzoeken U dan ook om Uw paswoord met niemand te delen.

12. Het gebruik van ‘Cookies’

Onze website en webshop maakt gebruik van technologie om het browsen op de site te volgen (“cookies”).

Gelieve hiervoor onze aparte cookieverklaring te raadplegen.

13. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar externe websites van andere ondernemingen. Deze Privacyverklaring betreft enkel Onze website, dus we raden U aan om de Privacyverklaringen na te lezen van de andere websites die U bezoekt. We zijn niet verantwoordelijk voor de Privacyverklaring en de praktijken van andere websites die bereikbaar zijn via links op Onze website.

14. Doorgifte van Uw informatie buiten de EU

De Persoonsgegevens die U Ons verstrekt worden uitsluitend binnen de Europese Unie verwerkt. Indien een Verwerking van Uw persoonsgegevens zou gebeuren in landen buiten de Europese Unie (“EU”), zullen Wij de nodige stappen nemen om ervoor te zorgen dat deze verwerking gebeurt in overeenstemming met de AVG, bijvoorbeeld, door gebruik te maken van standaardcontractbepalingen die een dergelijke doorgifte van Persoonsgegevens naar derde landen mogelijk maken.

Indien U gebruik maakt van Onze diensten terwijl U buiten de EU bent, kunnen Uw Persoonsgegevens doorgegeven worden buiten de EU zodat Wij U kunnen blijven voorzien van deze diensten.

15. Vragen of opmerkingen?

Enige vragen of opmerkingen in verband met de huidige Privacyverklaring of onze praktijken in verband met de bescherming van persoonsgegevens, mogen Ons worden overgemaakt per e-mail naar liesbeth@alternativ.be of per brief naar (ALTERNATIV WORKSPACE SOLUTIONS NV, Zomerstraat 15, 1050 Elsene (Brussel), België).

16. Herziening van deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring wordt regelmatig opnieuw geëvalueerd. Deze Verklaring werd het laatst geactualiseerd in April 2024.